בואו נסכים תחילה : הענן כבר כאן והתוכנה כשירות (Saas ) גם !
בואו נסכים על נושא נוסף : הדיון בענן יש להבין שמתחלק לשני נושאים עיקריים :
תשתית הענן – הכוונה לכל נושא אירוח (Hosting ) השרתים / בסיסי הנתונים /שטח אחסון /טיב הגישה והקצב ,
ניהולם / גיבויים ושדרוגם - בחוות שרתים אצל ספק אינטרנט או
בחוות שרתים מרוחקת (מחוץ לארגון ) בחברות כגון Amazon ודומיה .
תוכנה כשירות (Saas ) - הכוונה לאפליקציה (יישום המחשוב הארגוני ) שפותחה בכלי פיתוח אינטרנטיים (שפות יעודיות או קוד פתוח ) , הגישה לאפליקציה היא באמצעות קישור (URL) והזדהות למשתמש (user /pass ) באמצעות דפדפן מכל מקום בכל עת .
רכיבי ניהול ידע ( Knowledge management) עקריים :
• "ארכיב ארגוני מרכזי " המייצר סטנדרט יצירה/ עדכון/ שיתוף/ ארכוב מסמכים בארגון .
• מנוע חיפוש המאפשר שליפת מידע ברמת מסמך , טקסט , מילה (פונולוגית ) מתוך מאגר "הארכיב הארגוני המרכזי "
• כלי המאפשר שיתוף פעולה בין עובדי הארגון ברמת פרויקט / משימה /קבוצת עבודה תוך שמירה על סטנדרטים של יצירה /עדכון /שינויים במסמכים בסביבת העבודה האחידה ("ארכיב ארגוני מרכזי ") .
• יצירת אזורי עבודה לקבוצות עבודה לפי פרויקט /משימה תוך ניהול הרשאות גישה ,עדכון ושיתוף ברורים לכל הארגון
• ניהול פרופילי משתמשים הכולל הרשאות גישה , העדפות חיפוש וחשיפתם בארגון ,ניהול לוג תנועות משתמש במסמך
• שיתוף מערך הדואר האלקטרוני לתוך "ארכיב ארגוני מרכזי " וניהול המידע הלא פורמלי בדוא"ל להפוך לסטנדרט במערכת ניהול הידע .
ספקי יישומי המחשוב הארגוני השונים (ERP , CRM , BILLING , PLM , Knowledge management ועוד ) עושים צעדים עקב בצד אגודל לאפשר ללקוחותיהם בחירה חדשנית לרכישת היישום כשירות ,
במאמר הזה נדון בתחום ניהול הידע ההופך להיות נגיש כתוכנת שירות Saas.
במאמר שאחריו נבחן את השילוב של ניהול ידע ו CRM בעידן המעונן , יהיה מעניין ...
איזה קריטריונים יש לקחת בחשבון בתהליך אפיון מערכת ניהול ידע בענן ?
ü איזה סוג ארגון לפנינו ומה הפריסה שלו -
ארגון לוקלי – ארגון שכל פעילותו במדינה אחת ,הרוצה ליישם מערכת ניהול תוכן צריך לחשב עלות /תועלת של האפשרויות הבאות :רכישת שרת אחסון בעסק + רכישת רישוי תוכנה לעובדיו
או יישום תוכנת ניהול ידע מבוססת שירות , כאשר המידע מאוחסן ומאובטח בענן .
ארגון גלובלי - ארגון שקשת משתמשיו לקוחותיו ושותפיו העסקיים פרוס באתרים שונים בעולם ,סביר שירצה ליישם מערכת ניהול ידע בענן .
אפשרות הגישה /שיתוף המידע /עבודה בשיתוף פעולה בין קבוצות פיתוח /תמיכה ללא תלות במיקום ובזמן.
מתן אפשרות גישה ולו רק לצפיה בלבד לשותפים ולקוחות הארגון תוך שמירת אחידות תוכן ואפשרויות חיפוש נרחבות ,יהוו פרמטר מוביל בבחירת מערכת ניהול ידע בענן .
חשוב להחליט היכן לאחסן את המידע :בשרתי ספק התוכנה או
להפריד את השרתים לחוות אחסון של נותן שירות יעודי .
לרכוש את השימוש בשירות (בתוכנה) מספק הפתרון על מנת לקבל את התמיכה /שדרוגי גרסאות התוכנה .
ü מה היקף הרישוי הנדרש וסוג הפעילות של המשתמשים ?
תהליך אפיון דרישות לקראת רכישת מערכת מחשוב ארגוני כולל תמיד את שיקולי עלות הרישוי.
כאשר אנחנו רוצים להכניס סטנדרט עבודה בנושא ניהול ידע כל עובד בארגון הרשאי ליצור /לעדכן /לקרוא מסמכים בארגון יקבל גישה למערכת
אם בנוסף אנו רוצים להרחיב את הרישוי ללקוחותינו /שותפינו העסקיים, הנושא עשוי להפוך להיות הוצאה כבדה לארגון .
מודל רישוי התוכנה כשירות (ניהול הידע בענן ) עשוי לפתור זאת לדוגמא באמצעות רישוי לפורטל יעודי במחיר חד פעמי שדרכו יוכלו להתחבר ולפעול קבוצת משתמשים רחבה ללא צורך לשלם שירות חודשי אישי לכל אחד מהם .
חשוב לאפיין במדויק את הרשאות הגישה /הביצוע /השיתוף של כלל המשתמשים היעודיים למערכת כפרמטר חשוב לקראת בחירת פתרון ניהול הידע בענן .
ü רמת אבטחת המידע , רמת הנגישות בכל זמן , רמות ההרשאות למשתמשים .
על מנת לשים מערכת ניהול ידע בענן יש צורך בביטחון מלא ותמיכה נמרצת של הנהלת הארגון לעשות זאת .
ארגון המנהל מידע רגיש וסודי (בטחוני ,פיננסי , בריאותי ) סביר להניח שיבדוק עצמו וארגונים הדומים לו לפני קבלת ההחלטה .
פרמטר נוסף זמינות המידע מכל מקום ובכל זמן ,מה קורה כאשר יש שיבושים בשירותי האינטרנט - האם ניתן לעבוד off line ולסנכרן את המידע בשלב מאחר יותר ?
ü איזה מסמכים אנחנו נדרשים לנהל ,באיזה היקפים ,תדירות וקצב התעבורה במסמכים .
בעידן הנוכחי ניהול הידע מתקיים במשרדי הארגון ובאתרים וירטואליים כגון : אתר החברה / בלוג החברה באינטרנט , באתרי סרטים ותמונות ורשתות החברתיות .
• יש צורך לאפיין באיזה סוגי מידע עסקינן ומה היקפו - מה יתוחזק במסגרת מערכת ניהול הידע ומה מחוץ לגבולותיה ?
מידע מובנה – מסמכים הנוצרים בכלי ישום משרדי סטנדרטיים : word ,excel ,power point, adobe reader
מידע לא מובנה - מידע הקיים ב hard copy או על פתקים וניירות ,בדוא"ל היסטורי , יש לסרוק או לשכתב לסטנדרט ניהול התוכן .
מידע מקודם וירטואלי – מידע ארגוני שהוקם למטרת קידום השיווק באינטרנט כגון ערוצי YouTube ודומיהם , מצגות באתרי שיתוף , תמונות באתרי אחסון ברשת, מידע זה שייך לוגית לניהול הידע הארגוני אך מוקם.מעודכן ומשתף באתרים במרחב הקיברנטי .
פוסטים וסטאטוסים בכלי מדיה חברתית אתרים ובלוגים של הארגון.
לינקים לכתבות , סרטונים ,מצגות , תמונות שקיבלנו באמצעות דוא"ל ומאוחסנים מחוץ לארגון .
• תדירות שליפה ואחזור מסמכים , קצב והיקפי העדכון , היקפי רמות שיתוף והחזקת גירסאות מקבילות פתוחות של מסמך ,פרמטרים אלה עשויים להשפיע על תנאי סף הכרחיים לאחסון בענן – יש לבחון פרמטרים כמרכזיים וחשובים בשלבי האפיון .
ü על מי לסמוך -
האם אחסון בענן מספיק לארגון שלנו - או
" לכל צרה שלא תבוא " נוסיף גם שרת מקומי כגבוי ?
שיקול זה נובע כמובן לא רק מהיבט כספי אלא תלוי בסוג הארגון , המידע והצורך בזמינות ואי טולרנטיות לכשל .
לסיכום : עולם מחשוב הארגוני - ניהול ידע מתחיל להציע פתרונות תוכנה כשירות (Saas ) , הנושא מורכב ועשוי להועיל עבור ארגונים שלמדו היטב את הצרכים והיתרונות שמחשוב ענן עשוי להביא אך שוב לפני החלטה,
אפיון מדויק והתאמה לצורך הכרחיים .
בכל מקרה חשוב לזכור שלאחר בחירה ותחילת יישום מערכת ניהול ידע בענן , בכל שלב אפשר להחליט להיפרד ולהחליף את השירות בענן למוד העבודה "הישן" : שרתים בחצר העסק ורכישת רשיונות תוכנה שיהיו בכספת לעד ...
במאמר הבא : מה קורה במפגש בין הצורך במערכת CRM ומערכת ניהול ידע בענן כמובן .
תיהנו .
